Kontraktrevision: 6 trin til gennemgang og opfølgning

En kontraktrevision er en målrettet gennemgang af virksomhedens aftaler, så teamet kan skabe et brugbart overblik over den gældende aftale, vigtige beslutningsvinduer og næste handling. Det er ikke juridisk rådgivning, og den rette dybde afhænger af aftaletype, risiko og den konkrete situation.

Hvad er formålet med en kontraktrevision?

Formålet er ikke at læse alle kontrakter ens. Formålet er at skabe et fælles grundlag for at vælge, hvad der skal undersøges, hvem der skal tage stilling, og hvad der skal ske bagefter. En god revision kan blandt andet afklare:

• hvilken aftale og version der er gældende
• hvilke bilag, tillæg og ændringer der hører sammen med hovedaftalen
• hvilke datoer, leverancer, betalingsforhold eller fornyelser der kræver opfølgning
• hvem der ejer den kommercielle, operationelle og juridiske afklaring
• hvilke punkter der kræver en beslutning, yderligere dokumentation eller specialistvurdering

Start med et afgrænset spørgsmål

En revision bliver hurtigt tung, hvis den starter med “gennemgå alt”. Vælg i stedet et tydeligt formål. Det kan være en forestående fornyelse, en leverandørændring, en vigtig kundeaftale, et nyt ansvarsområde eller en intern kontrol af bestemte aftaler.

Beskriv også, hvad teamet skal kunne beslutte, når gennemgangen er færdig. Det gør det lettere at vælge relevante dokumenter og undgå at samle data uden en efterfølgende brug.

En enkel proces i seks trin

1. Fastlæg omfang og ansvar

Notér hvilke aftaler, selskaber, leverandører eller kundeområder der er med. Angiv én person, som koordinerer gennemgangen, og hvem der skal bidrage med kommerciel, økonomisk, operationel eller juridisk viden.

2. Saml den aktuelle dokumentkæde

Find hovedaftalen, relevante bilag, tillæg, ændringsaftaler og væsentlig korrespondance om aftalte ændringer. Markér usikkerhed, hvis det ikke er klart, hvilken version der gælder. En revision bør ikke bygge på en fil, der kun ser aktuel ud.

3. Brug en fælles tjekliste

Tjeklisten skal passe til formålet, men kan typisk omfatte parter og omfang, pris eller betalingsmekanisme, leverancer, ansvar, datoer, opsigelse eller fornyelse, ændringer, dokumentation og kontaktpersoner. Ved særlige aftaler kan det være nødvendigt at involvere relevante fagpersoner.

4. Beskriv fund som beslutningspunkter

Et fund bør være konkret: Hvad står der? Hvilket dokument er kilden? Hvad betyder det for forretningen? Hvem skal beslutte eller afklare næste skridt? Det gør revisionen anvendelig frem for blot beskrivende.

5. Prioritér handlinger

Skeln mellem forhold, der kræver hurtig afklaring, forhold der skal planlægges, og forhold der blot skal overvåges. En enkel prioriteringsmodel kan tage udgangspunkt i beslutningsfrist, driftsbetydning, økonomisk betydning og hvor sikkert faktagrundlaget er.

6. Følg op i den almindelige arbejdsrytme

En revision får først værdi, når beslutninger og næste handlinger har en ejer og et tidspunkt for opfølgning. Hvis en aftale ændres, bør dokumentkæden og de relevante arbejdspunkter opdateres, så teamet ikke fortsætter på et gammelt grundlag.

Det bør fremgå af revisionsnotatet

• Aftalens navn, parter og gældende version
• Formålet med gennemgangen og dens afgrænsning
• Dokumenter og kilder, der er anvendt
• Væsentlige observationer og åbne spørgsmål
• Beslutningsejer, næste handling og ønsket opfølgningstidspunkt

Typiske fejl at undgå

• At blande en undersøgelse sammen med en beslutning uden at gøre mandatet tydeligt
• At miste forbindelsen mellem hovedaftale, bilag og efterfølgende ændringer
• At notere et problem uden at angive ejer eller næste skridt
• At behandle alle aftaler med samme dybde, selv om betydningen er forskellig
• At lade revisionsnotater blive liggende uden en aftalt opfølgningsrytme

Gør revisionen til en del af kontraktarbejdet

En praktisk revision hænger sammen med den måde, I prioriterer aftaler, holder styr på forpligtelser og håndterer ændringer. Brug gerne en model til at prioritere kontrakter til gennemgang, et forpligtelsesregister til udvalgte opfølgningspunkter og en tydelig proces for ændringsanmodninger, når en aftale skal justeres.

Skal I først afklare, om opgaven er en kontraktrevision eller en mere afgrænset auditforberedelse, kan I læse guiden til kontraktrevision og audit.

ClearContract hjælper organisationer med at modtage, gennemgå, arkivere, overvåge og administrere kontrakter efter virksomhedens egne regler, mens mennesker beholder beslutnings- og godkendelsesansvaret. Book en demo, hvis I vil drøfte en mere sammenhængende kontraktproces.