Kontraktfornyelse: gør beslutningen klar før opsigelsesfristen

En kontraktfornyelse bør ikke begynde på selve opsigelsesfristen. Når en aktiv aftale nærmer sig et beslutningspunkt, har indkøb, finance og legal operations brug for et fælles beslutningsgrundlag: Skal aftalen fornyes, genforhandles eller afsluttes?

Start med den gældende aftale og beslutningsvinduet

Find den underskrevne aftale, relevante tillæg og den konkrete bestemmelse om varighed, fornyelse og opsigelse. Notér datoen, fristen og hvilken handling der skal træffes. Det skaber et fælles udgangspunkt, før teamet vurderer mulighederne.

Gør den aktuelle situation synlig

En beslutning bliver mere anvendelig, når den samler de forhold, der faktisk skal vurderes: den nuværende brug, leverancen, væsentlige forpligtelser, kommerciel kontekst, kendte ændringer og afhængigheder. Det er ikke en juridisk vurdering i sig selv, men et arbejdsgrundlag for de ansvarlige beslutningstagere.

Udpeg ejer, bidragydere og beslutningsvej

Angiv én ansvarlig for at samle materialet og en klar beslutningsvej. Indkøb kan bidrage med leverandør- og prisforhold, finance med økonomisk kontekst og legal operations med den gældende dokumentkæde. Hvis noget er uklart, bør det markeres som et åbent punkt frem for at blive antaget.

Lav en kort beslutningspakke

• Gældende aftale og relevante tillæg
• Opsigelsesfrist og dato for beslutning
• Aktuel leverance og væsentlige forpligtelser
• Kommercielle og operationelle forhold, der skal afklares
• Ansvarlig ejer, anbefalet næste skridt og dokumenteret beslutning

Følg beslutningen til dørs

Når beslutningen er truffet, bør aftalen, eventuelle ændringer, frister og næste handling holdes samlet. Det gør opfølgningen tydelig, uanset om resultatet er fornyelse, genforhandling eller afslutning. For en mere afgrænset SaaS-proces kan du også læse om fornyelse og opsigelse af SaaS-abonnementer. Til porteføljeplanlægning kan en beslutningsklar fornyelsesprognose være et nyttigt supplement.

Sådan kan ClearContract understøtte arbejdet

ClearContract samler aktive aftaler, tillæg og relateret kontraktinformation i et søgbart arkiv. Platformen kan holde data, ændringer, forpligtelser og frister forbundet, mens agentbaseret opfølgning kan overvåge fornyelsesvinduer og bringe sager frem, når der er behov for en menneskelig beslutning.

Vil I gøre kontraktfornyelser mere beslutningsklare? Book en demo og se, hvordan ClearContract kan understøtte jeres kontraktarbejde.