Kontraktstyring til HR: Praktisk styring af ansættelsesaftaler

HR-kontrakter bliver svære at styre, når ansættelsesaftaler, tillæg og fratrædelsesaftaler ligger på tværs af e-mails, mapper og personlige arbejdsgange. En praktisk kontraktproces samler den gældende aftale, tilhørende ændringer, centrale datoer og ansvar for næste skridt, så HR, ledelse og juridiske kolleger kan arbejde ud fra samme grundlag.

Start med én kontraktpost pr. ansættelsesforhold

Opret én samlet post for hvert ansættelsesforhold. Den skal forbinde hovedaftalen med tillæg, godkendte ændringer og relevante bilag, så det er tydeligt, hvilken version der gælder.

Et enkelt minimumsindhold kan være:

• medarbejder og relevant juridisk enhed
• aftaletype og status
• ikrafttrædelsesdato, prøvetid og opsigelsesvarsel, når de er relevante
• ejer af næste opfølgning
• link mellem hovedaftale, tillæg og underskrevet version

Feltlisten bør være lille nok til at blive vedligeholdt. HR kan udvide den, når et felt har en klar beslutnings- eller opfølgningsværdi.

Brug en kontrolleret arbejdsgang for ændringer

En kontrakt ændrer sig ofte under ansættelsen. Ved rolle-, løn-, arbejdstids- eller lokationsændringer bør processen gøre det muligt at se, hvad der ændres, hvem der skal godkende ændringen, og hvilken underskrevet version der afslutter sagen.

1. Registrér ændringsanmodningen og forbind den med den gældende aftale.
2. Afklar den nødvendige information og brug godkendte skabeloner, hvor det er relevant.
3. Send sagen til de personer, der skal gennemgå eller godkende den.
4. Gem den endelige version sammen med hovedaftalen og opdater den ansvarlige opfølgning.

ClearContract kan bruges til at holde kontrakten, data og den videre opfølgning samlet. Agenter kan udføre defineret rutinearbejde som modtagelse, klassifikation og opfølgning under virksomhedens regler, mens mennesker fortsat træffer de beslutninger og godkendelser, der kræver ansvar.

Gør frister og opfølgning til et fælles ansvar

En kontraktproces bør ikke afhænge af, at én person husker prøvetidsudløb, tidsbegrænsninger eller andre aftalte datoer. Tildel hver opfølgning en ejer og angiv, hvad der skal vurderes, før datoen nås. Det giver HR en klar arbejdsliste uden at foregive, at en påmindelse i sig selv afgør den rigtige handling.

Ved fratrædelse bør HR samle den gældende aftale, efterfølgende tillæg og dokumentation for den relevante beslutning, før sagen afsluttes. Det gør det lettere at skabe et fælles grundlag for HR, ledelse og juridisk rådgivning.

Indfør styring uden at gøre HR-processen tung

Start med én tilbagevendende kontrakttype eller ét afgrænset problem, for eksempel at samle aktive ansættelsesaftaler og deres tillæg. Aftal derefter, hvem der opretter posten, hvem der vedligeholder nøgledata, og hvornår en sag skal eskaleres til en menneskelig vurdering.

Læs også om ClearContracts platform for kontraktarbejde og hvordan man vurderer AI-understøttet kontraktgennemgang. Når I vil se, hvordan en samlet kontraktproces kan passe til jeres arbejdsgange, kan I Book en demo.