Leverandør due diligence og compliance med klare workflows
Jørgen Højlund Wibe
Sådan gennemfører du due diligence af leverandører
Denne guide hjælper dig med systematisk at gennemføre due diligence af leverandører for at identificere og håndtere risici i din forsyningskæde. Du lærer at opbygge en struktureret proces, anvende tjeklister og integrere arbejdet i kontraktstyring via ClearContract.
Hvad du skal have klar
- Adgang til leverandørdata (CVR, kontrakter, regnskaber)
- En intern ansvarlig (indkøb, jura eller compliance)
- Kendskab til relevante krav som CSDDD eller EUTR
- Estimeret tid: opsætning 4–8 uger, løbende 1–2 dage pr. ny leverandør
Trin 1: Indsaml struktureret information om leverandører
Formålet med dette trin er at skabe et solidt datagrundlag, før du vurderer risiko.
- Indsaml basisoplysninger: virksomhedsdata, ejerstruktur og lokation.
- Anmod om dokumentation som kontrakter, certificeringer og politikker.
- Brug spørgeskemaer til at afdække menneskerettigheder, miljø og compliance.
- Dokumentér data centralt, så det kan genbruges og opdateres.
💡 Pro Tip: Brug faste skabeloner og checkbokse for at undgå ufuldstændige svar.
Trin 2: Udfør en risikobaseret vurdering
Her vurderer du, hvor din indsats skal fokuseres. En struktureret analyse sikrer, at de mest kritiske leverandører får størst opmærksomhed.
- Klassificér leverandører som lav, medium eller høj risiko.
- Vurdér risici relateret til menneskerettigheder, miljø og lovgivning.
- Inkludér geografiske og branchespecifikke faktorer.
- Dokumentér begrundelsen for hver risikoscore.
⚠️ Vigtigt: Hvis data er mangelfulde, start med en konservativ (højere) risikovurdering og justér senere.
Trin 3: Fastlæg krav og afbødende foranstaltninger
Omform risikovurderingen til handlinger. Dette sikrer at leverandører overholder dine standarder.
- Definér leverandørkrav såsom Code of Conduct og audit-ret.
- Tilpas kravene efter risikoniveau.
- Integrér kravene i kontrakter og processer.
- Fastlæg konsekvenser ved manglende overholdelse.
Brug et værktøj som ClearContract Contract Management for en ensartet struktur og sporbarhed.
Trin 4: Overvåg leverandører løbende
Due diligence er en kontinuerlig proces. Overvåg data og adfærd for at fange ændringer tidligt.
- Planlæg regelmæssige opdateringer af leverandørdata.
- Følg ændringer i risikoprofil, fx nye lande eller underleverandører.
- Følg op på afvigelser og forbedringstiltag.
- Inddrag tier 2 og 3-leverandører efter behov.
⚠️ Almindelig fejl: Kun at vurdere direkte leverandører (tier 1).
Trin 5: Dokumentér, rapportér og kommunikér
God dokumentation sikrer compliance og intern gennemsigtighed.
- Gem al dokumentation systematisk.
- Sørg for, at beslutninger og vurderinger kan forklares.
- Rapportér internt til ledelse og eksternt til kunder eller myndigheder.
- Brug faste tjeklister for finansiel, juridisk og bæredygtigheds-due diligence.
Et automatiseret workflow kan opsættes via ClearContract Workflows for øget effektivitet.
Tjekliste: Hvad skal du undersøge
- Finansielt: Regnskaber, solvens, betalingshistorik.
- Juridisk: Kontrakter, licenser, retssager og sanktioner.
- Forsyningskæde: Underleverandører, oprindelse af råvarer.
- Miljø og menneskerettigheder: Overholdelse af CSDDD, EUTR, arbejdsvilkår.
- Kommercielt: Afhængighed og alternativer, markeds- og vækstmuligheder.
Sådan verificerer du processen
Du ved, at din due diligence fungerer, når:
- Alle leverandører er risikoklassificeret
- Krav er integreret i kontrakter
- Dokumentation er tilgængelig hurtigt
- Nye leverandører følger den samme proces
Lav en stikprøve – vælg én leverandør og gennemgå hele forløbet fra dataindsamling til beslutning.
Almindelige problemer og løsninger
- Problem: Manglende transparens i forsyningskæden
Løsning: Prioritér højrisikoområder og udvid gradvist til tier 2+. - Problem: Ressourcemangel internt
Løsning: Brug standardiserede skabeloner og automatiser processer. - Problem: Uens vurderinger mellem afdelinger
Løsning: Fastlæg fælles kriterier og en ensartet risikoskala.
Nøglepointer & næste skridt
- Opbyg en systematisk due diligence-proces med klare kriterier.
- Integrér krav og kontroller i kontrakter.
- Overvåg og opdater leverandørdata løbende.
- Træn relevante teams i processen for konsekvent udførelse.
- Overvej automatisering med ClearContract for skalerbarhed.
En veldesignet due diligence-proces reducerer risiko og styrker din forhandlingsposition og tillid i samarbejdet med leverandører.
