Kontraktrevision og audit: sådan afklarer I formål, ansvar og opfølgning

Kontraktrevision og audit bliver ofte brugt om den samme slags arbejde, men de løser ikke nødvendigvis det samme problem. En kontraktrevision hjælper et team med at skabe et beslutningsklart overblik over en aftale og dens åbne punkter. En audit kan derimod være en mere afgrænset kontrol af, om en valgt praksis, dokumentation eller opfølgning kan forklares og underbygges. Denne artikel er generel virksomhedsvejledning og ikke juridisk, revisions-, compliance- eller sikkerhedsrådgivning.

Start med spørgsmålet, ikke med etiketten

Før I kalder opgaven en revision eller audit, bør I formulere det konkrete spørgsmål. Skal teamet forstå den gældende aftale før en fornyelse? Skal I afklare, hvad der faktisk blev besluttet i en ændring? Eller skal I samle dokumentation til en intern gennemgang? Det valgte spørgsmål afgør, hvilke dokumenter, personer og næste handlinger der er relevante.

En praktisk forskel

En kontraktrevision er normalt aftaleorienteret. Den kan tage udgangspunkt i hovedaftalen, bilag, tillæg og relevante ændringer og munde ud i spørgsmål, prioriteringer eller et beslutningsoplæg.

En audit er normalt kontrolorienteret. Den kan tage udgangspunkt i et afgrænset kontrolspørgsmål, for eksempel om relevante beslutninger, dokumenter eller opfølgning kan findes og forklares. Om en bestemt gennemgang skal udføres af en uafhængig part, og hvilke krav der gælder, afhænger af den konkrete situation og bør afklares med de relevante fagpersoner.

Revisionen hjælper teamet med at forstå aftalen og de åbne punkter. En audit hjælper teamet med at forberede eller besvare et afgrænset kontrolspørgsmål.

Hvornår giver kontraktrevision mening?

En revision er ofte et godt udgangspunkt, når en aftale nærmer sig en beslutning, når et samarbejde ændrer sig, eller når teamet mangler et fælles billede af, hvilken version og hvilke bilag der er gældende. Arbejdet bør være proportionelt: Formålet er ikke at gennemgå alt ens, men at få de spørgsmål frem, der kræver en ejer eller en beslutning.

• Find den gældende aftale og den relevante dokumentkæde.
• Beskriv formålet med gennemgangen og hvem der skal bidrage.
• Notér konkrete åbne punkter med kilde, ansvarlig og næste handling.
• Skeln mellem forhold, der skal afklares nu, og forhold der blot skal følges op senere.

For en mere detaljeret arbejdsgang kan I bruge vores tjekliste til kontraktrevision.

Hvornår giver en auditforberedelse mening?

En auditforberedelse kan være relevant, når et team skal samle et begrænset, kildebaseret svar på et kontrolspørgsmål. Det kan for eksempel være: Hvilket aftalegrundlag blev lagt til grund? Hvem tog den aktuelle beslutning? Hvilke dokumenter underbygger den? Og hvad er den næste opfølgning?

Hold materialet tæt på spørgsmålet. Et brugbart arbejdspapir kan indeholde:

• det præcise spørgsmål og den valgte afgrænsning
• den gældende aftale, relaterede bilag og relevante ændringer
• de kilder, observationer og uafklarede punkter teamet har identificeret
• en ansvarlig person for hvert næste skridt
• hvad der skal følges op på, og hvornår det skal genbesøges.

Undgå tre almindelige sammenblandinger

At gøre en revision til en juridisk konklusion

En praktisk kontraktrevision kan beskrive dokumenter, spørgsmål og beslutningsbehov. Den erstatter ikke specialistvurdering, når der er behov for en juridisk, revisionsmæssig eller anden faglig konklusion.

At kalde manglende dokumenter et bevis

Hvis noget ikke kan findes, er det et åbent spørgsmål, ikke nødvendigvis en konklusion. Notér hvad der er søgt efter, hvem der kan hjælpe med afklaringen, og hvilken handling der bør ske næste.

At afslutte uden en ejer

Et fund skaber først værdi, når det fører til en tydelig beslutning, afklaring eller opfølgning. Et kort kontraktsammendrag kan give teamet et fælles udgangspunkt, mens en kontraktopfølgningsplan kan holde den næste handling synlig bagefter.

En enkel beslutningsregel

Hvis teamets vigtigste behov er at forstå en aftale og vælge de næste handlinger, så start med kontraktrevision. Hvis behovet er at kunne svare afgrænset og kildebaseret på et kontrolspørgsmål, så planlæg en auditforberedelse. I mange situationer begynder arbejdet med en revision og ender med et mere afgrænset kontrolspørgsmål.

Gør arbejdet brugbart efter mødet

Gem ikke kun noter. Forbind den aktuelle aftale, beslutningen, ansvarlige personer og næste opfølgning i et fælles arbejdsgrundlag. ClearContract hjælper organisationer med at modtage, gennemgå, arkivere, overvåge og administrere kontrakter efter virksomhedens egne regler, mens mennesker beholder beslutnings- og godkendelsesansvaret. Book en demo, hvis I vil drøfte en mere sammenhængende kontraktproces.