Effektivt kontrakt godkendelsesflow med roller og AI

Trin 1: Definér formålet med dit kontrakt godkendelsesflow

Start med at klarlægge, hvorfor flowet skal eksistere, og hvordan det understøtter jeres forretning. Dette trin sikrer, at du kun automatiserer det, der skaber værdi.

1. Identificér hvilke kontrakttyper der kræver godkendelse (fx leverandør-, kunde- eller ansættelseskontrakter).
2. Afgør hvornår godkendelse er påkrævet (fx ved værdi over 100.000 DKK eller høj juridisk risiko).
3. Beslut om godkendelser skal ske parallelt eller sekventielt.

Trin 2: Definér roller og ansvar

Klare roller sikrer, at alle ved, hvem der skal godkende, og hvornår. Et solidt rolledesign forhindrer flaskehalse.

1. Kortlæg interne roller som Requestor, Legal reviewer, Finance approver og Endelig beslutningstager.
2. Tildel rollerne i ClearContract under bruger- og rolleadministration.
3. Brug faste roller fremfor enkeltpersoner for at undgå flaskehalse ved fravær.

Trin 3: Opret workflowet i ClearContract

Nu skal du bygge selve processen, som styrer kontraktens rejse fra anmodning til signering.

1. Gå til Workflows i hovedmenuen.
2. Klik på Opret nyt workflow.
3. Vælg en passende trigger, fx Ny kontraktanmodning.
4. Tilføj trin som Request, Drafting, Review, Approval, Signering og Arkivering.

Trin 4: Opsæt automatiske godkendelsesregler

Automatisering reducerer manuelt arbejde og sikrer ensartede beslutninger på tværs af kontrakter.

1. Definér regler for hvornår der kræves godkendelser, fx kontraktværdi > 100.000 DKK → Legal + Finance.
2. Vælg om godkendelser sker sekventielt eller parallelt.
3. Aktivér AI-baseret review for automatisk risikoscanning før godkendelse.

Trin 5: Konfigurér eskalering og påmindelser

For at undgå glemte opgaver skal du tilføje tidsstyring, påmindelser og eskalering.

1. Sæt tidsfrister for hvert godkendelsestrin, fx 48 timer.
2. Aktivér automatiske påmindelser via e-mail eller Slack.
3. Definér eskalering, fx efter 5 dage → leder godkender.
4. Test opsætningen med en prøvekontrakt.

Trin 6: Aktivér signering og post-signature monitoring

Når kontrakten er godkendt, skal systemet håndtere resten automatisk.

1. Aktivér eIDAS-kompatibel e-signatur.
2. Sørg for automatisk arkivering efter signering.
3. Opsæt overvågning for udløb, fornyelser og compliance.
4. Aktivér automatiske rapporter for at bevare overblik.

Sådan verificerer du, at dit workflow virker

Test din opsætning for at sikre, at hvert trin fungerer automatisk og korrekt.

1. Opret en testkontrakt med kendte værdier.
2. Gennemfør hele flowet fra request til signering.
3. Kontrollér at roller, eskalering og notifikationer fungerer korrekt.
4. Gennemse audit trail i dashboardet.

Almindelige problemer og løsninger

• Problem: Kontrakter routes manuelt → Løsning: Aktivér regelbaseret routing i workflowet.
• Problem: Godkendelser tager for lang tid → Løsning: Tilføj deadlines og eskalering.
• Problem: Inkonsekvent review-kvalitet → Løsning: Brug standard templates og AI-review.
• Problem: Manglende overblik efter signering → Løsning: Aktivér automatiske rapporter og monitoring.

Nøglepointer

• Etabler klare roller, regler og automatisering fra starten.
• Test alle flows for at sikre stabil drift.
• Udnyt data og rapporter til løbende optimering.
• Udvid gradvist til flere kontrakttyper og afdelinger.
• Integrér workflowet med CRM eller ERP for større effektivitet.