Effektivt kontrakt godkendelsesflow med roller og AI

Trin 1: Definér formålet med dit kontrakt godkendelsesflow

Start med at klarlægge, hvorfor flowet skal eksistere, og hvordan det understøtter jeres forretning. Dette trin sikrer, at du kun automatiserer det, der skaber værdi.

1. Identificér hvilke kontrakttyper der kræver godkendelse (fx leverandør-, kunde- eller ansættelseskontrakter).
2. Afgør hvornår godkendelse er påkrævet (fx ved værdi over 100.000 DKK eller høj juridisk risiko).
3. Beslut om godkendelser skal ske parallelt eller sekventielt.

Trin 2: Definér roller og ansvar

Klare roller sikrer, at alle ved, hvem der skal godkende, og hvornår. Et solidt rolledesign forhindrer flaskehalse.

1. Kortlæg interne roller som Requestor, Legal reviewer, Finance approver og Endelig beslutningstager.
2. Tildel rollerne i ClearContract under bruger- og rolleadministration.
3. Brug faste roller fremfor enkeltpersoner for at undgå flaskehalse ved fravær.

Trin 3: Opret flowet i ClearContract

Nu skal du bygge selve processen, som styrer kontraktens rejse fra anmodning til signering.

1. Gå til Opgaver & deadlines i hovedmenuen.
2. Klik på Opret nyt flow.
3. Vælg en passende trigger, fx Ny kontraktanmodning til Intake-agenten.
4. Tilføj trin som Request, Kontraktudarbejdelse, AI-kontraktgennemgang, Approval, Signering og Arkivering.

Trin 4: Opsæt automatiske godkendelsesregler

AI-agenter reducerer manuelt arbejde og sikrer ensartede beslutninger på tværs af kontrakter.

1. Definér regler for hvornår der kræves godkendelser, fx kontraktværdi > 100.000 DKK → Legal + Finance.
2. Vælg om godkendelser sker sekventielt eller parallelt.
3. Aktivér AI-kontraktgennemgang for automatisk risikoscanning mod jeres playbook før godkendelse.

Trin 5: Konfigurér eskalering og påmindelser

For at undgå glemte opgaver skal du tilføje tidsstyring, påmindelser og eskalering via Opgaver & deadlines.

1. Sæt tidsfrister for hvert godkendelsestrin, fx 48 timer.
2. Aktivér automatiske påmindelser via e-mail eller Outlook-integrationen.
3. Definér eskalering, fx efter 5 dage → leder godkender.
4. Test opsætningen med en prøvekontrakt.

Trin 6: Aktivér signering og post-signature monitoring

Når kontrakten er godkendt, skal AI-agenterne håndtere resten automatisk.

1. Aktivér eIDAS-kompatibel e-signatur via DocuSign eller Penneo.
2. Sørg for automatisk arkivering via Intake-agenten efter signering.
3. Lad Expiry Tracker overvåge udløb, fornyelser og compliance.
4. Aktivér Rapporter & analyser for at bevare overblik.

Sådan verificerer du, at dit flow virker

Test din opsætning for at sikre, at hvert trin fungerer automatisk og korrekt.

1. Opret en testkontrakt med kendte værdier.
2. Gennemfør hele flowet fra request til signering.
3. Kontrollér at roller, eskalering og notifikationer fungerer korrekt.
4. Gennemse audit trail i dashboardet.

Almindelige problemer og løsninger

• Problem: Kontrakter routes manuelt → Løsning: Aktivér regelbaseret routing i flowet.
• Problem: Godkendelser tager for lang tid → Løsning: Tilføj deadlines og eskalering.
• Problem: Inkonsekvent review-kvalitet → Løsning: Brug standard templates og AI-kontraktgennemgang.
• Problem: Manglende overblik efter signering → Løsning: Aktivér Rapporter & analyser og News Monitor-agenten.

Nøglepointer

• Etabler klare roller, regler og AI-agenter fra starten.
• Test alle flows for at sikre stabil drift.
• Udnyt Rapporter & analyser til løbende optimering.
• Udvid gradvist til flere kontrakttyper og afdelinger.
• Integrér flowet med CRM eller ERP for større effektivitet.

Vil du se det live? Start din gratis prøveperiode af ClearContract.