Digital kontraktsignering workflow fra kladde til arkiv
Jørgen Højlund Wibe
Sådan opsætter du et digitalt kontraktsignerings‑workflow fra kladde til arkivering
Denne vejledning viser dig, hvordan du trin for trin opsætter et komplet digitalt signeringsworkflow – fra oprettelse af den første kladde til sikker arkivering. Du lærer at bruge ClearContracts til at automatisere kontraktprocessen, så du overholder dansk lovgivning og EU’s eIDAS‑forordning. Guiden henvender sig til juridiske teams, virksomheder og administratorer, der ønsker at arbejde mere effektivt.
Hvad du skal bruge
- Adgang til en ClearContract‑konto
- Rettigheder til at oprette og sende kontrakter
- Oplysninger på alle parter (navn, e‑mail, evt. telefonnummer)
- Kendskab til hvilken signeringsmetode der kræves (fx MitID eller eIDAS)
Estimeret opsætningstid: 30–60 minutter
Tid pr. kontrakt: 5–15 minutter
Trin 1: Opret kontrakten (kladde)
Dette trin sikrer, at din kontrakt er korrekt struktureret og klar til gennemgang, før du sender den til underskrift.
- Gå til området for kontraktoprettelse i din platform.
- Vælg en eksisterende skabelon eller opret en ny kontrakt fra bunden.
- Indsæt alle nødvendige parter, vilkår og datoer.
- Vedhæft relevante bilag som vilkår, databehandleraftaler eller prisbilag.
💡 Pro Tip: Benyt AI‑baseret kontraktgennemgang til at identificere risici eller manglende klausuler via ClearContracts’ AI‑kontraktgennemgang.
Trin 2: Klargør kontrakten til signering
Her angiver du signeringsrækkefølge, felter og sikkerhedsindstillinger, så processen bliver både brugervenlig og compliant.
- Vælg og placer digitale signaturfelter i dokumentet.
- Definér rækkefølgen for underskrift, hvis der skal signeres sekventielt.
- Aktivér to‑faktor‑godkendelse (2FA) for ekstra sikkerhed.
- Vælg autentifikationsniveau: Web‑signatur, MitID/MitID Erhverv eller eIDAS.
⚠️ Vigtigt: Hvis et signaturfelt mangler, kan kontrakten ikke sendes. Tjek altid feltplaceringen før afsendelse.
Trin 3: Send kontrakten til underskrift
Nu starter selve signeringsprocessen, hvor underskriverne modtager deres invitationer.
- Indtast eller bekræft alle underskriveres kontaktoplysninger.
- Klik på Send til signering.
- Tilpas beskeden i e‑mail eller SMS med korte instruktioner.
- Send invitationen til underskriverne.
Systemet sender automatisk sikre links til alle parter og holder styr på status.
Trin 4: Underskriverens handlinger
Selvom dette trin udføres af modtagerne, skal du forstå, hvordan det fungerer for at kunne supportere processen.
- Underskriveren modtager en e‑mail/SMS med et personligt link.
- Linket åbnes, og kontrakten gennemgås digitalt.
- Underskriveren vælger en godkendt signeringsmetode, fx MitID.
- Signaturen bekræftes, og processen fuldføres automatisk.
⚠️ Bemærk: Links kan udløbe efter få dage. Informér underskriverne tydeligt om fristen.
Trin 5: Overvåg status og færdiggør
Når dokumentet er sendt, kan du følge status og sikre, at alle signaturer modtages korrekt.
- Åbn kontraktoversigten i dit dashboard.
- Tjek status: Sendt, Afventer underskrift, eller Fuldt underskrevet.
- Få notifikation, når alle parter har signeret.
Trin 6: Arkivér og administrér kontrakten
Dette sikrer compliance, sporbarhed og nem adgang til kontrakten efter signering.
- Download den fuldt underskrevne kontrakt som PDF.
- Gem dokumentet i det centrale kontraktarkiv.
- Angiv adgangsrettigheder (hvem må se/redigere).
- Udtræk nøgledatoer som udløb, opsigelse og fornyelse.
ClearContract samler alt i ét system gennem kontraktstyringsmodulet, så du undgår manuelle arkiver.
Sådan verificerer du, at workflowet virker
- Kontrakten har status Fuldt underskrevet
- Alle signaturer er visuelt tilgængelige i dokumentet
- Der findes et detaljeret revisionsspor (tid, identitet, IP)
- Kontrakten er arkiveret og søgbar i systemet
Almindelige problemer og løsninger
- Problem: Underskriver modtager ikke invitation
Løsning: Tjek e‑mail/telefon, spamfilter, og gensend invitationen. - Problem: Link er udløbet
Løsning: Send kontrakten igen – systemet genererer et nyt link. - Problem: Kontrakten skal ændres efter signering
Løsning: Opret en ny version, da digitale signaturer beskytter mod ændringer.
Nøglepunkter og næste skridt
- Du har nu et komplet, sikkert digitalt signerings‑workflow fra kladde til arkivering.
- Automatisér processer med avancerede kontrakt‑workflows.
- Integrér med CRM, ERP eller dokumenthåndtering for bedre effektivitet.
- Opsæt rapporter for kontraktstatus og risikostyring.
- Udvid funktionaliteten gennem ClearContracts platform.
